清华财务总监班：财务部门可视化分析创造价值的四种方式

　　现在有个更好的解决之道

　　如果财务专业人士可采用更快的方式完成所有报告，扩展临时问答周期，会出现什么情况?如果即使在现有的技术堆栈和不同的大型数据库中，财务部门也能改善整个企业内的见解传达，效果将会如何?

　　只需添加自助式可视化分析

　　现代财务部门在其现有流程中添加了自助式可视化分析，由此以更快的速度为业务部门提供更丰富、更具可行性的见解。

　　快速可视化示例

　　此管理业务回顾 ( MBR ) 仪表板使用的全时当量 ( FTE )、费用和收入数据均提取自实时数据源，包括来自完全不同系统的实际数据和预测数据。可视化分析不是由财务规划与分析 ( FP&A ) 团队针对组织内的不同部门进行手动分析，而是提供一个实时的通用位置，大家只需点击几下，即可就所有部门数据即时提问和回答。

　　统一和使用所有数据

　　不管您的组织是什么规模，一定拥有大量分散在各处的财务数据。无论您是要分析驻留在仓库中的实时企业资源规划 (ERP) 数据，还是分析云中的交易数据，亦或是要将 HR 和 CRM 数据转储到不同的电子表格中，都可以将其中的任意部分以及所有内容合并到一个单一的可视化分析平台，并基于公共字段进行混合，以便更准确全面地了解数据。而且，这种方式可避免使用电子表格时遇到的数据点数量限制。

　　方法介绍

　　对于财务部门来说，统一数据说起来容易做起来难。但别担心，实际上您仍然可以使用现有基础结构和数据源。

　　更多的分析时间

　　使用可视化分析平台连接并统一数据后，您不仅可以即时选择特定数据集，选择要使用的指标，而且完成可视化设置后，您可以将更多的时间用于进行更深入的分析。而且，执行计算时，您仍然可以使用自己熟悉和喜欢的所有相同公式和函数(如 LOOKUP 或 IF/THEN)，这意味着您可以更快地完成工作。

　　现实中的报告难题：Zedi 的 Excel 瓶颈

　　Zedi 是一家领先的石油和天然气技术服务公司，该公司需要统一包括Microsoft Dynamics GP 在内的所有财务数据，创建单一数据源。

　　由于产品经理负责不同业务线和解决方案的盈利、亏损和财务报告，因此财务团队需要从 Microsoft Dynamics 中提取数据。所以，财务团队要先将数据导入 Microsoft Access，最后再导入到 Excel，才能发现见解。

　　这一过程麻烦费劲，导致 Zedi 的 7 个产品负责人每人每个月需耗时两天来完成报告。

　　此外，据 Zedi 高级技术产品经理 Doug Watt 回忆，这些数据存在“不一致问题。而且每个人使用的图形和筛选器都不相同”。这导致产品经理和财务团队之间出现误解，最终造成了对数据的不信任。

　　Zedi 每月节省 2 周时间

　　凭借统一的数据和可视化分析仪表板，Zedi 财务团队现已成为整个公司财务报告的单一数据源。“[财务团队]控制数据的提取方式、提取时间，以及所需的数据，”Doug 说。

　　借助可视化分析和更准确的数据，Zedi 每月的报告时间缩短了两周，使员工可以专注于更具战略性的项目，推动公司发展。

　　2、更快地扩展和重复分析

　　或许您的电子表格填充量已达极限，或许您要使用较小的数据集，亦或是要在电子表格中运行复杂的宏和计算，无论哪种情况，您一定经常体验痛苦的漫长等待。您的工作非常繁忙，因此无法花时间整理出不需要的数据集或预留多余时间刷新计算。

　　您需要的是加快现有重复分析速度的能力，即不必每次重新开始，便能提出并回答数据问题。统一数据后，您就可以通过可视化分析，将分析能力提升到更高层次。

　　借助可视化分析管理异常值

　　在数秒内快速看到并理解可视化内容是我们大脑与生俱来的技能，因此在财务分析过程中添加可视化，可以提高某些简单操作的执行速度，如发现和管理异常值。

　　可视化分析能快速识别和区分异常值、发现隐藏模式、显示地理位置、查看趋势以及对未来情况进行建模以便预测结果。

　　真实示例：差旅费用异常值

　　此仪表板使用来自 Egencia 的差旅费用数据，显示了星期六晚上的酒店住宿情况。用户不仅可以快速悬停鼠标，识别异常值，还可以点击实际标记深入了解数据的详细信息，查找每晚住宿的确切日期、位置、酒店名称和产生的费用。

　　复制下方链接至浏览器，即可深入了解如何将可视化分析用于差旅费用数据。

　　https://www.tableau.com/resource/travel-and-expense

　　PepsiCo 以更快的速度发现异常值和趋势

　　过去，PepsiCo 进行销售预测时，其协同规划、预测和补货 (CPFR) 团队必须在 Microsoft Access 中构建一个工具，将零售商的销售数据和 PepsiCo 的供应数据结合起来;这个过程耗时可能长达六个月。

　　该团队主要依靠 Excel 进行分析，因此产生了大量的混乱数据。他们缺少有效的错误发现方法，因此可能导致出现严重损失。例如，某种产品在报告中的缺失可能导致预测不准确和收益减少。

　　现在，通过统一的数据和可视化分析，PepsiCo 针对整个组织的库存、物流和财务扩展了问答周期。

　　借助可视化仪表板，PepsiCo 财务分析师能够更快地发现趋势和异常值，并制定未来需求计划，为公司节省资金。

　　PepsiCo 的 CPFR 团队使用可视化分析来预测趋势、调整销售、最终售出更多合适的产品，提高净收益。“与竞争对手相比，我们可以更快地完成客户数据的处理并以所有人都可以理解的方式，将其呈递给公司的其他人。”PepsiCo 的供应链数据分析师 Mike Riegling 说。

　　3、交互式临时分析揭示未知不确定性

　　可视化分析不是图表向导，它们具有交互性，可以连接到实时数据源，并提供对当前(而不是上周或上个月)情况的动态分析。可视化分析可以使用静态报告并将其转化为自动的交互式仪表板，任何人都可以随时访问该仪表板，获得最准确的见解。

　　财务部门的每个人在处理受破坏公式和人为错误上花费的时间将减少，拥有更多的时间与数据进行动态交互，探索和发现最重要的见解 - 未知不确定性。

　　此仪表板使用 Netsuite 的数据和未付款发票，应收账款 (AR) 团队可交互式使用该仪表板，执行管理每月结账报告、了解各国家/地区的付款趋势或跟踪到期未付发票等工作。

　　由于此工作簿是交互式的，因此当用户点击工作簿并在可视化分析中进行探索时，他们也许会发现意料之外的新见解。例如，如果首席财务官想知道未偿付时间超过 120 天的发票数量，只需点击一下筛选器便能看到结果。

　　筛选器显示结果后，用户可找到特定的到期未付发票及其详细信息。他们可能还会发现，大部分未偿付余额都来自某一特定公司，如本例中所示。

　　这一见解会引出更多的问题。会计师可能会问：“这家公司发生了什么事，导致出现了逾期付款?”由于可视化分析还连接了组织的 CRM 数据，因此同一用户可以执行更多的临时分析，发现相关情况的更多见解。CRM 数据可能显示该公司还有其他未解决的问题。我们假设也许是因为该公司最近被收购了，所以造成了支付延迟。

　　最初只是一个关于到期未付发票的高层问题，但随着分析深入，最终引出一个大家之前都不知道的系统性问题。通过可访问的临时可视化分析揭示未知不确定性，这可能会成为许多日常财务和业务决策的改变因素或“惊喜”时刻。

　　4、改善组织对见解的传达方式

　　Excel是详细财务情况建模的有效工具。但是，如果财务部门需要与其他部门的利益相关者共享这些详细信息，应该怎么办呢?

　　无论任何一个组织，其大多数员工都不太了解 Excel 模型，因此添加可视化分析有助于每个人更好地理解见解，并更高效地沟通。此外，如果您以 Excel 报告或静态 PDF 的形式共享信息，利益相关者无法实时进行后续提问。

　　借助交互式可视化仪表板，可在组织分析周期中顺利实现协作。无需任何其他配置或加载项，即可实现数据共享或协作。由于用户可以直接在仪表板中提问并回答自己的问题，因此减少了多余的电子邮件和运行更多数据的请求。

　　财务信息用户可以在线发布和共享仪表板，将仪表板发布到服务器，也可以直接与他们希望合作的人员共享，他们可以立即了解报告的查看和交互频率。此外，由于采用实时数据连接，报告不会立即过时，但静态 Excel 报告通常会出现这种情况。

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