清华物业班之物业档案的建立

　　1、什么是物业档案?

　　指人们在物业的开发和管理活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图象、声音以及其他各种方式和载体的文件。2、物业档案的两个重要作用

　　① 凭证作用

　　② 参考作用3、建立动态的物业档案资料管理机制

　　由于物业档案资料管理具有动态性，因此必须建立动态管理机制凡是管理程序的各个环节，有关人员都要进行及时性、经常性、完备性的动态记录。

　　4、资料的收集

　　① 档案室

　　※物业管理企业应设立专门的档案室，由专人负责管理。

　　※在资料收集时应保证资料真实及渠道广泛。② 资料收集的两种方式

　　※按时间顺序收集

　　1)设计规划阶段信息

　　2)施工及验收阶段信息

　　3)委托管理阶段信息

　　4)业主收楼信息

　　5)日常管理信息

　　※按物业管理参与者的各方面来收集

　　1)在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收 集到工程建设产权及工程技术资料等原始资料。

　　2)在业主入伙，进行二次装修阶段收集业主、用户资料。

　　3)在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录等以及 其相关资料，并将档案的收集形成制度化。

　　4)通过政府主管部门获取的相关信息。

　　5、资料的整理和分类资料整理要求: 收集到原始资料后，统一由档案管理人员集中整理。剔除作废和无效的记录，然后按类别进行装订并整理成册，做到条理清晰、分类合理、便于检索。资料分类①:根据工作的内容整理和分类行政上级文件、内部发文、人事后勤…工程工程图纸、设备档案、维修记录…

　　客服业主资料、装修资料、客户投诉…

　　安保

　　巡查记录、紧急事件、车辆档案…财务

　　各类帐册、发票存根、预算报告…

　　资料分类①:根据工作的内容整理和分类

　　实际工作中，文件资料、档案一般不作严格区分，另外归档时可照顾到从文件到档案的连贯性，进行分类。

　　◆产权与工程技术资料

　　◆住(用)户档案

　　◆装修档案资料

　　◆工程维修资料

　　◆设备设施管理资料

　　◆治安消防安全管理资料

　　◆绿化清洁资料

　　◆员工管理资料

　　◆业主日常资料

　　◆行政文件资料

　　◆业主委员会资料

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