清华物业班之物业档案的管理

　　1、什么是物业档案的管理?

　　指物业公司在物业管理管理活动中，对物业的原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。2、档案管理注意事项

　　① 强调原始记录的重要性

　　② 数据准确、资料详实

　　③ 不错不漏、帐实相符

　　④ 妥善保管、查阅方便

　　⑤ 保证档案资料的完整、准确、新鲜、安全

　　3、档案的建立的四个环节1收集2整理3归档4使用

　　收集——是将分散在楼盘内各部门的有保存价值的文件资料向公司档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作。① 收集的关键是尽可能完整

　　完整的档案收集体现在三个方面：<1>.从规划设计到工程竣工<2>.从地下到楼顶<3>.从主体到配套的技术资料② 整理的重点是去伪存真。留下物业管理有用的资料。 整理干净不是最终目的，而是避免查找时浪费时间，提高工作效率。③ 归档—指按照资料本身的内在规律进行科学地分类与保存，如按每一栋建筑分类。 归档形式—同时采用原始资料与计算机档案管理双轨制，使储存方式的多元化。对业主和公司利益影响较大的档案都应加以保存。 档案归档应根据部门、年度、内容、保存期及保密程度的分类顺序进行组卷，逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。

　　为保证档案的安全与完善，档案室应随时保持干燥、通风、清洁、注意防盗、防火、防虫、防鼠、防潮。归档作用——“十清”

　　◆物业来源清

　　◆物业数量清

　　◆物业质量清

　　◆物业价值清

　　◆结构类型清

　　◆设备设施清

　　◆绿化苗木清

　　◆租金费用清

　　◆使用情况清

　　◆维修更新清

　　④ 使用检索——计算机网络技术;审批——按档案的不同密级由相关负责人批准后方可借阅;手续——借阅手续的办理(借、还登记;检查完好程度;借阅时间规定等)

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